Angesichts großer Nachrichten-Fluten im E-Mail-Posteingang ist es aus unternehmerischer Sicht wirtschaftlich, die Effizienz des E-Mail-Managements auf das nächste Level zu bringen. Bei diesem Vorhaben hat sich die namhafte Software Outlook bewährt. Während Funktionen wie die Priorisierung von E-Mails mithilfe von Dringlichkeitsstufen weithin bekannt sind, schlummern einige Hacks nach wie vor im Verborgenen. Dieser Artikel stellt sie vor und bietet eine Basis, E-Mails noch lösungsorientierter als bisher zu versenden und zu empfangen.
Wichtige Nachrichten per Desktop-Benachrichtigung einblenden lassen
Wer eifrig am Arbeiten ist und auf eine wichtige E-Mail dringend wartet, schaltet zwischen den verschiedenen Microsoft Office Anwendungen häufig wiederholt hin und her. Das hat den Verlust wertvoller Zeit und somit eine Ineffizienz der Arbeitstätigkeit zur Folge. Dieses Problem lässt sich allerdings ohne Probleme beheben: In der Office-Anwendung Outlook können E-Mail-Eingänge als sogenannte Desktop-Benachrichtigung konfiguriert werden. Zu diesem Zweck sind vorher ausgewählte Kriterien für den E-Mail-Empfang zu definieren. Stimmen sie mit der eingehenden Nachricht überein, überblendet die Software alle aktuellen Anwendungen und man wird über den Erhalt der erwarteten E-Mail automatisch informiert. Eine intelligente Lösung, die insbesondere Unternehmen mit einer geringen Mitarbeiterzahl wie z. B. Start-ups zu mehr Zeit- und Kosteneffizienz verhilft.
E-Mails per voreingestelltem Regelwerk archivieren
Die Nutzung von Microsoft Outlook, das auf dem Betriebssystem Windows 11 ausgesprochen effizient läuft, hat den Vorteil, den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für betriebliche Dokumente mühelos zu entsprechen. Statt sich mit jeder einzelnen E-Mail auseinandersetzen zu müssen, um sie manuell abzulegen, können eingehende Nachrichten so gelenkt werden, dass sie automatisch an ihrem Zielort angelangen. Hierfür lässt sich die Funktion „Regel erstellen“ nutzen. Sie ist im Start-Register von Outlook zu finden. Das große Funktionsspektrum erlaubt eine Erstellung komplexer Regelkonstrukte, sodass auch Großpostfächer effektiv bearbeitet werden können.
Kalendereinträge: Alle wichtigen Dokumente an einem zentralen Ort
Im Zusammenhang mit anberaumten Terminen gibt es häufig eine große Anzahl an Dokumenten, auf die der permanente Zugriff gewährleistet werden muss. Dies ist etwa bei Kunden-Meetings oder aber bei anstehenden Geschäftsreisen der Fall. Wer nach den Unterlagen nicht lange suchen muss, kann sich auf das Wesentliche konzentrieren und wird davon nicht unnötig abgelenkt.
In Outlook ist es möglich, Dokumente von ausgewählten Absendern so zu konfigurieren, dass sie automatisch im entsprechend dazugehörigen Kalendereintrag abgelegt werden.
Einige Beispiele hierfür:
- E-Tickets für Bahn oder Flug
- Reservierungbestätigungen für Hotels und Mietwagen-Anbieter
- Kontaktinformationen wie Visitenkarten
- Zustellbenachrichtigungen von Versanddienstleistern
Um diese praktische Option zu nutzen, sucht man in den Outlook-Einstellungen den Kalender auf und wählt dort den Punkt „E-Mail-Ereignisse“ aus. Die Zusammenfassungen der Ereignisse können wahlweise im Kalender oder in den E-Mails angezeigt bzw. bei beiden abgewählt werden.
Posteingangspause schützt vor neuer E-Mail-Flut
Ein häufiges Problem bei der E-Mail-Bearbeitung ist, dass sich das frisch bearbeitete Postfach bereits in kurzer Zeit wieder füllt. Wer versucht, dem nach wie vor massenhaften Posteingang Herr zu werden, kann sich zeitlich schnell verzetteln und unwirtschaftlich arbeiten. Die unter „Ansicht“ in Outlook aktivierbare Posteingangspause legt einen vorübergehenden Stopp ein und unterbricht den eingehenden Datenverkehr.
Fazit
Microsoft Outlook bietet eine Reihe nützlicher Funktionen, die sich explizit eine Effizienzsteigerung zum Ziel setzen. Mit Funktionen wie der Regelintegration wird man auch den Archivierungsvorgaben kurzerhand gerecht.
